Il nuovo millennio è un paradosso: è aumentata la qualità della vita, ma ci sentiamo sempre più stressati.
Il motivo è presto detto: il lavoro non ha più confini chiari e questo porta a un lavoro più duro, per tutti. Riceviamo centinaia di email fuori orario, i clienti ci scrivono su WhatsApp e, vedendo le “due v” blu, esigono una risposta. Qualcuno azzarda anche un aggiornamento notturno su Messenger… Inoltre, il lavoro cambia continuamente: chi di voi fa solo quello per cui era stato assunto? Pensateci!
Molto spesso pensiamo e definiamo i nostri obiettivi, e ci sentiamo tranquilli, ci sembra di avere finalmente tutto sotto controllo; nella pratica, però, stiamo aggiungendo complessità e gli impegni quotidiani non ci danno possibilità di avere una visione generale. Definire dove vogliamo arrivare è sicuramente utile, ma non significa che avremo meno lavoro da compiere, anzi, avendo scoperto le carte, la posta in palio sarà ancora più alta.
David Allen, giornalista e consulente time management, ha inventato il metodo GTD(Getting Things Done). Si tratta di un workflow operativo da seguire per ottimizzare le risorse e il tempo a disposizione, garantendo efficacia ed efficienza.
In ogni caso, al di là del metodo, l’ingrediente necessario per organizzare il proprio lavoro e vivere senza stress è la buona volontà, o meglio, quello che nelle arti marziali è definito lo stato di «pronto»: la vostra mente è limpida, siete fortemente concentrati su quello che state vivendo, tutte le vostre energie sono a disposizione. Vi sarà capitato di vivere questa esperienza di perfetta prontezza: il tempo sembra volare, non si percepisce la fatica mentale e fisica, la produttività è elevatissima. Vi piacerebbe entrare in questo stato a piacimento? Con il metodo GTD si può fare, vediamo come!
1) I sistemi di raccolta
Scegliete quelli che Allen definisce «sistemi di raccolta» e archiviateci tutto ciò che considerate non finito o incompleto, tutto ciò a cui associate un «devo» o un «bisogna». Il contenitore può essere un’agenda, dei post-it, una nota sullo smartphone, qualsiasi cosa, a patto che sia esterna. Solo così avrete la mente lucida e rilassata. I contenitori devono essere pochi e vanno svuotati regolarmente.
2) Esaminare
Prendete la prima “cosa” dalla vostra lista e rispondete a questa domanda: è fattibile ora?
Se è infattibile, ci sono 3 possibili risposte:
- «Non mi serve più», quindi potete cestinarla;
- «Ora non è momento», quindi potete rimandarla: per ora non dovete far nulla, ma in futuro potreste far qualcosa (lista “Prima o poi / forse”);
- «Mi potrebbe tornar utile», quindi potete archiviarla per utilizzi futuri in una lista che chiamerete “Archivio”.
Invece, se è fattile:
- se si tratta di un progetto («qualunque obiettivo che richieda più di un’attività per raggiungerlo») definitene l’obiettivo e registratelo in una lista che chiamerete “Progetti”; infine, definite i passi successivi per il raggiungimento dell’obiettivo (es. «Chiamare Marco», «Cercare software social analytics» ecc);
- determinata l’attività da compiere, ci sono 3 possibilità:
- Farla: se richiede meno di 2 minuti, fatela subito!
- Delegarla: se richiede più di 2 minuti, chiedetevi se siete la persona adatta per farla, altrimenti delegate a chi di dovere e annotatevi un promemoria in una lista che chiamerete «In attesa»;
- Rimandarla: se richiede più di 2 minuti e siete la persona ideale per portarla a termine, registratela su una lista che chiamerete “Agenda” (per farlo in un momento specifico) e “Prossime attività” (da fare appena possibile).
3) Verificare
Dovete passare in rassegna regolarmente tutte le vostre liste, in primis l’Agenda, dove troverete le attività da compiere a orari e giorni specifici, come appuntamenti o Skype call. Come sottolineato da Allen, «l’Agenda è terreno sacro»: le attività presenti in questa lista vanno fatte in quel momento specifico, o mai più! (unica eccezione sono gli appuntamenti rimandati, che possono essere riscritti).
La verifica è anche un’occasione per aggiornare le liste.
4) Fare
Ok, ora avete le vostre liste con tutte le attività da compiere: cosa fare o non fare? Fidatevi del vostro intuito, oppure seguite questi 3 modelli per prendere decisioni in modo più intelligente.
- Modello a quattro criteri per scegliere l’attività da svolgere in ogni momento: valutate il contesto, il tempo a disposizione, l’energia a disposizione e la priorità;
- Modello tripartito per la valutazione del lavoro quotidiano: potete essere impegnati in un lavoro predeterminato (state seguendo le attività nella vostra lista), circostanziale (cose inaspettate che dovete gestire a mano a mano che si presentano) o da determinare;
- Modello a sei «quote» per passare in rassegna il proprio lavoro: Allen definisce 6 gradi di priorità che permettono di guidare le scelte e capire cosa fare prima e cosa far dopo.
La mia esperienza GTD
Non voglio svelarvi l’intero libro: vi consiglio davvero di darci una letta.
Per quanto mi riguarda, la sua lettura ha avuto su di me un effetto inaspettato: stavo dando gli ultimi esami del semestre, incombevano scadenze ferree come la consegna del progetto di tesi, a lavoro i ritmi erano frenetici e le ore di sonno sempre più ristrette; di conseguenza, è stato un periodo molto stressante. La sola lettura del libro e una seppur parziale applicazione del modello GTD mi hanno aiutato ad affrontare con più serenità le difficoltà: avevo finalmente un mio planning (doveroso condividerlo con voi, lo vedete qui sotto) e mi sentivo molto più rilassato e motivato.
Tutto andrebbe semplificato il più possibile, ma non di più (A. Einstein)
