Hai sistemato il sito: contrasti a posto, form etichettati, navigazione da tastiera. Poi qualcuno clicca su «Scarica il catalogo» e finisce in un PDF di ottanta pagine impilato di immagini, senza struttura e senza testo selezionabile. Per una persona che usa uno screen reader, quel documento non esiste.

Sì, i PDF sono inclusi

È l’equivoco più diffuso. I documenti pubblicati sul sito fanno parte del servizio digitale: cataloghi, listini, bilanci, moduli, manuali, informative. Se sono parte dell’esperienza che offri, ricadono negli obblighi.

Vale sia per le pubbliche amministrazioni, dove il riferimento è lo standard PDF/UA, sia per i privati che rientrano nell’European Accessibility Act: dove un modulo scaricabile non compilabile da tastiera è, semplicemente, un servizio non accessibile.

Cosa rende accessibile un PDF

• Testo vero, non immagini di testo. Un catalogo scansionato è un album di fotografie: va passato per un riconoscimento ottico dei caratteri, e poi controllato.
• Struttura con tag: titoli, sottotitoli, paragrafi, elenchi e tabelle riconoscibili, così che la navigazione per intestazioni funzioni.
• Testo alternativo per immagini e grafici informativi. Le immagini puramente decorative vanno marcate come tali.
• Ordine di lettura corretto: senza questo, un impaginato su tre colonne viene letto a zigzag.
• Lingua del documento dichiarata, altrimenti la sintesi vocale legge l’italiano con la pronuncia inglese.
• Tabelle con intestazioni dichiarate, non finte tabelle costruite con la tabulazione.
• Titolo del documento nelle proprietà: non «Catalogo_2026_def_v3_FINALE.pdf».
• Moduli compilabili con campi etichettati e ordine di tabulazione sensato.

Il punto dolente: chi produce i PDF

Quasi tutti i PDF aziendali nascono da InDesign o da Word, prodotti da chi si occupa di grafica o di amministrazione: persone che di solito non hanno mai sentito parlare di tag di accessibilità.

La buona notizia è che il grosso del lavoro si fa a monte: se il documento è impaginato usando gli stili di paragrafo invece di formattare a mano, l’esportazione con i tag attivi produce già un file quasi conforme. Se invece l’impaginato è costruito a caselle di testo sparse, ogni esportazione va sistemata a mano: ogni volta.

Per questo la mezza giornata di formazione a chi impagina vale più di qualsiasi correzione a valle.

Come si verifica

Acrobat Pro ha un controllo di accessibilità integrato che segnala i problemi principali. Per una verifica più severa si usa PAC, gratuito, che testa la conformità allo standard PDF/UA. E la prova più semplice di tutte: apri il PDF, prova a selezionare il testo con il mouse. Se non si seleziona, è un’immagine, e hai già la risposta.

La domanda che conviene farsi

Prima di investire nel rendere accessibili duecento PDF storici: quel documento deve davvero essere un PDF? Molti listini, moduli e informative funzionano meglio come pagine web: più accessibili per costruzione, più facili da aggiornare e, non guasta, indicizzabili.

Regola pratica: il PDF ha senso quando il documento è pensato per essere stampato o archiviato. Per tutto il resto, una pagina è meglio.

Da dove iniziare

Non da tutti. Dai tre o quattro documenti più scaricati: quelli valgono il novanta per cento del traffico e sono i primi che un controllore aprirebbe. Poi si mette in ordine il processo di produzione, così il problema smette di ricrearsi. Il contesto normativo completo è nel nostro articolo sulla piattaforma AgID.

Scrivici per un audit dei vostri documenti.