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Sono le 23:45 del 23/03/2021, è passato parecchio tempo dall’ultimo articolo che ho pubblicato in questo blog e nel frattempo è successo l’inimmaginabile.
Probabilmente l’ultima volta che ho cliccato il tasto “Pubblica” ero in studio, insieme ai miei colleghi, ma le cose cambiano e il Covid ce lo ha insegnato molto bene.

In quest’anno difficile, oltre a lavorare su noi stessi, abbiamo dovuto adattarci a nuove dinamiche, rivedere le nostre convinzioni, abbandonare il nostro studio e sviluppare nuovi modi di lavorare insieme, come team.

Restando uniti.

Ciò che più ho temuto era di perdere lentamente il rapporto che negli anni abbiamo costruito e non riuscire a far integrare bene le persone da poco unite al team.

Non è infatti il design stesso un modo per «avvicinarsi all’altro»?

Penso a Niccolò, Stefano e Sarah, ma soprattutto ad Elisa e Reem: il rapporto con tutti loro è cambiato, ma non per questo in modo negativo. È semplicemente diverso.
Certo, mi mancano i pettegolezzi alla macchinetta del caffè, le pause spontanee che iniziavano con «Oh, pausetta?», ma sicuramente abbiamo iniziato, forse involontariamente, il percorso verso qualcosa di diverso, di nuovo: una situazione ibrida in cui ciascuno sceglie come vivere la propria vita in agenzia.

 

Il remote working: ecco la nostra esperienza

Facciamo un passo indietro: a marzo 2020, come tutti, abbiamo iniziato a lavorare da remoto e nonostante le prime difficoltà la produttività non ha subito ripercussioni, anzi, forse si è iniziato a lavorare anche di più, «tanto siamo a casa».

Fortunatamente, lavorando tra Firenze e Venezia, eravamo già abituati a gestire task e progetti a distanza.
In questo i tool hanno dato una grossa mano: Asana e Slack, già utilizzati da tempo, hanno lasciato definitivamente il posto a Google Workspace (principalmente per Drive, Meet e Chat) e Notion.

Quest’ultimo ha svoltato il nostro modo di organizzare i progetti, non solo nell’organizzazione delle task, ma anche nella gestione del nostro tempo e di tutte le attività legate all’agenzia.

 

L’importante è restare in contatto con il team

Non eravamo pronti ad un cambiamento del genere, quindi la cosa più scontata e banale è stata quella di organizzare saltuariamente delle call su Meet chiamate «Alla macchinetta del caffè». Inutile dire che è stato un fallimento totale.

Così, dopo l’estate, con l’arrivo del secondo “soft-lockdown” (nonostante non ci sia praticamente stato un vero ritorno alla vita in studio) abbiamo deciso di fissare degli incontri fissi da 10/15 min per fare colazione insieme e discutere del più e del meno, proprio come facevamo in studio.

Ogni lunedì, mercoledì e venerdì, dalle 9.00.
E devo ammettere che sono risultati determinanti: grazie a questi appuntamenti, oltre a sentirci ancora fortemente parte di un gruppo, riusciamo ad alleviare i primi minuti del mattino con qualche risata e discorso più soft, prima di rimetterci “sotto”.

«Ma quindi? Sembra tutto bellissimo!» starai pensando.
Beh, sicuramente Elisa, Reem e tutti gli altri colleghi apprezzeranno restare a letto un po’ di più, ma per me è stato (ed è tuttora) difficile “guidare” il nostro piccolo team di designer a distanza. Nulla potrà mai sostituire l’intesa, i feedback veloci alla scrivania e le intuizioni che si ha lavorando fianco a fianco.

Fino a qualche anno fa neanche pensavo sarei stato nella condizione di “guidare qualcuno”.
Pensavo inoltre che sarebbe stato semplicemente “dire alle persone cosa fare“.
Pensavo che essere “il capo” significasse prendere tutte le decisioni importanti da solo. Ma con il passare tempo mi sono reso conto che lavorare in un team creativo significa supportare e aiutare la crescita dei propri colleghi in modo che possano fare il miglior lavoro possibile.

Quello che è difficile per me in questi mesi da remoto è ascoltare, empatizzare e vivere quei momenti di confronto immediato e spontaneo sui progetti che aiutano la crescita professionale.

 

Come essere dei buoni compagni di squadra in un team da remoto

Mi sono quindi fermato a riflettere su quali siano i punti che tutti noi dovremmo seguire per raggiungere questo virtuoso obiettivo.

1. Dai loro la tua massima fiducia

Quando prendiamo la decisione di includere qualcuno nel nostro team, decidiamo di fidarci di quella persona sin dall’inizio.
Non esiste una finestra entro la quale devono dimostrarsi degni del ruolo.
Molti manager trattano i nuovi assunti come se dovessero conquistarsi la fiducia e (sfortunatamente) in questo modo mettono quasi certamente i loro dipendenti in una situazione per nulla piacevole e stimolante. Se non possono fare il lavoro per cui li hai assunti, allora è colpa tua, non loro.
Affiderei ad occhi chiusi a tutti i miei colleghi il lavoro per il nostro cliente più grosso. Anzi, l’ho fatto.

 

2. Correggi il tiro quando le cose vanno male, non punire

«Errare è umano».
Conosciamo tutti molto bene questa frase, eppure sembra che nessuno la interiorizzi veramente.
Compiere errori fa semplicemente parte dell’essere umano. Nessuno è perfetto, nonostante le sue migliori intenzioni.
Consapevoli di ciò, non dovremmo aspettarci che i nostri team funzionino sempre perfettamente.
Spesso capiteranno errori di comunicazione e incomprensioni. È naturale.
Non rimproverare, educa. Così come non è necessario punire a meno che lo stesso errore continui a verificarsi.

3. Comunica chiaramente le aspettative, ma non essere eccessivamente prescrittivo

I designer devono sapere cosa ti aspetti da loro, in termini di prestazioni, atteggiamento e output.
Ma ciò di cui non hanno bisogno da te è una guida diretta su come raggiungere un obiettivo.
Le persone crescono professionalmente quando imparano a risolvere i propri problemi e superare le sfide dopotutto.
Ciò di cui hanno bisogno sono i confini entro i quali dovrebbero operare.

 

4. Dai loro spazio per esplorare

Questo è un punto doloroso, che deve fare i conti con molti altri aspetti legati all’andamento dell’agenzia, ma uno dei maggiori ostacoli nel design è il tempo.
Un buon design richiede tempo. Non c’è molto da fare. Un designer ha bisogno di una chiara comprensione del problema, dei limiti entro i quali lavorare, quindi dello spazio in cui lavorare. Quello spazio è, fondamentalmente, il tempo.

Questo significa che un designer non dovrebbe avere scadenze? Assolutamente no! Ma quelle scadenze dovrebbero essere realistiche.
Solitamente cerchiamo di calcolare del tempo extra per realizzare un progetto. In questo modo si riesce a dare al team un po’ più di spazio, fissando comunque una scadenza verso la quale possono lavorare.
E se i clienti si lamenteranno delle lunghe attese, chiedi loro cosa apprezzano: qualità o velocità?

Perché non si può avere entrambi.

 

5. Affida loro il progetto giusto

Di volta in volta, vedo manager che assegnano arbitrariamente progetti ai membri del team, trattando ogni designer come se fossero uguali tra loro.
Proprio come ogni persona, i designer hanno delle sfumature. Alcuni designer possono essere davvero bravi nella progettazione di identità visive, ma non essere molto forti nelle illustrazioni. Altri possono essere abili nello sviluppo di prodotti stampati, ma più deboli nel web design.

In qualità di team leader, è nostra responsabilità dare ai designer che lavorano con noi un progetto con cui possano sentirsi bene, in modo che quando il lavoro sarà finito potrà sentire di aver apprezzato il lavoro fatto e attendere con entusiasmo il prossimo progetto.

6. Incoraggia la collaborazione di persona

Quest’anno ci ha rinchiuso nelle nostre case, al punto che ormai oggi è considerata la normalità. Ma in questi anni ho capito che nessun tool sostituirà mai la collaborazione di persona. Potrete avere monitor grandi come pareti in cui sembra di essere tutti alla stessa scrivania, ma non sarà mai la stessa cosa. E questo dipende dal fatto che una collaborazione significativa non può essere programmata, accade e basta, in modo spontaneo e solo quando vi è una prossimità fisica.

Ciò non significa che lavorare da casa sia un male, ma parlare di idee e problemi, disegnando insieme cose su una lavagna, è sempre più produttivo e utile di parlare su una chat video o uno strumento di collaborazione digitale che ci fa sentire così insieme e così soli allo stesso tempo.
E poi te lo confesso, io non riesco proprio a lavorare da casa (che non significa sia nemico del lavoro da remoto): troppe distrazioni.
La vita in pigiama non fa per me.

7. Lascia lavorare il tuo team da casa

Ma che? «Incoraggia la collaborazione di persona, ma consenti di lavorare da casa. Perché?»
Perché i designer hanno modi diversi di lavorare e a volte hanno solo bisogno di concentrarsi sui loro progetti e su nient’altro.

Quando molti manager pensano al lavoro da remoto, pensano allo scenario peggiore: un dipendente che lo utilizza proprio come se fosse un giorno libero e non è produttivo. Ma forse c’è uno scenario migliore: il dipendente smette di essere distratto dal casino del tuo bellissimo ufficio open space e riesce a risolvere un problema su cui lavorava per giorni. E se a volte accadesse anche questo?

Ripetete con me:

Il tempo in ufficio non è sinonimo di produttività.

In Be.Family siamo fermamente convinti che il collega migliore non sia quello che sta in studio fino a tardi per consegnare il progetto, bensì quello che completa tutte le task e si alza dalla scrivania alle 18.00.

Quindi rilassati e lascia che i tuoi colleghi lavorino da casa quando ne hanno bisogno.
Sempre che tu non desideri segretamente una carriera come baby sitter. In tal caso, forse sei nel settore sbagliato.

8. Difendili

Essere un designer è molto complicato.
A differenza degli ingegneri, i designer hanno spesso a che fare con persone che credono di avere buon gusto e di sapere come le cose dovrebbero essere progettate. Dopotutto, hanno gli occhi e sanno quanto le cose dovrebbero essere belle e semplici (solitamente portano sempre Apple come esempio), no?

Non per essere cinici, ma la realtà è che il 90% dei commenti che un designer riceve dagli stakeholder sono spazzatura. Letteralmente.
E per metà delle volte i commenti sono:

«Avrei potuto farlo anch’io»

«È uguale all’ultima proposta»

«Perché ci vuole così tanto tempo? Sei bravo, ci vuole poco»

Commenti come questi sono più comuni di quanto dovrebbero e, a parte esemplificare una comprensione sottosviluppata sul modo in cui opera il design, possono davvero togliere il vento alle vele di un designer. Quindi, come leader, difendere la tua squadra da tutto ciò è molto importante.

Aiuta i tuoi colleghi ad avere la sensazione che tu sia lì per loro e che gli copri le spalle. Perché più che “guidare”, qui, si tratta di “accompagnare”, letteralmente prendere sotto braccio un collaboratore e cercare di condurlo al risultato aziendale condiviso.

9. Falli brillare

Potrei anche intitolare questa sezione «I riflettori dovrebbero essere per i designer, non per i leader», ma mi sembrava un po’ troppo lungo.

La nozione di base è che i designer devono sentirsi apprezzati per i loro sforzi e proprio per questo dovrebbero essere al centro della scena.
Come leader, potresti essere tentato di presentarti di fronte al cliente e fare un inchino. Dopotutto, sei stato tu il direttore dell’orchestra, quindi perché non prenderti il ​​merito?

Perché è un modo terribile di pensare al tuo ruolo e dovresti vergognarti.

10. Lodateli

È abbastanza comune per un team leader aspettarsi che i membri della propria squadra sappiano che stanno facendo un buon lavoro.
L’aspettativa è che loro lo sappiano e basta. Sono io stesso colpevole di questa aspettativa.

Mi rendo conto spesso che non ho detto a un collega che aveva svolto un buon lavoro su uno specifico progetto, perché intendevo la mia mancanza di correzioni come un segno di apprezzamento del loro lavoro.

Le persone hanno bisogno di complimenti e lodi per sapere che stanno facendo un buon lavoro, altrimenti potrebbero non sapere che stanno facendo un buon lavoro. Possiamo passare giorni, settimane o mesi senza lodare i membri del nostro team e questo può causare danni invisibili.
Cerca di individuare i momenti in cui puoi dire a qualcuno che ha fatto un buon lavoro e assicurati che sia reso noto, non solo a loro, ma anche agli altri colleghi.

11. Sii un leader, non un capo

Solo gli amici più stretti sanno quanto mi metta a disagio la parola “capo”. Personalmente non mi considero il capo o leader di nessuno, bensì un collega con qualche responsabilità e scocciatuura in più.

Ma qual è la differenza tra le due figure? In parole povere: un leader dice «noi», mentre dal capo solitamente sentirai «tu» o «io».
I leader dovrebbero tenere unita la quadra e marciare insieme verso un obiettivo comune. I capi dicono agli altri cosa fare e in quale direzione andare.
I leader condividono le vittorie e le sconfitte. I capi accumulano vittorie e puntano il dito sugli altri durante le sconfitte.

Il tuo lavoro, come leader, è ispirare la tua squadra, non comandarla.
Aiutate a identificare il percorso migliore da seguire, a stabilire i giusti confini e a incoraggiare le persone a fare ciò che sanno fare meglio.

E se sbagli lungo la strada (e credimi, sbaglierai), devi ammettere il fallimento e non dare mai la colpa a un singolo individuo.

Ah, dimenticavo: condividere questa immagine su Linkedin non ti trasformerà magicamente in un leader.

12. Ascolta

Nella tua squadra le persone sono diverse tra loro.
Hanno background e storie uniche da raccontare.
Anche i problemi probabilmente sono differenti.

Sedersi a parlare con loro e ascoltarli può fare miracoli, non solo per la loro salute mentale, ma anche per la tua connessione con il team.

Quindi, sii disponibile e, quando hai una discussione, ascolta effettivamente i tuoi colleghi.
So che è difficile prendersi un po’ di tempo lontano dal computer o dal telefono, ma a volte solo ascoltandoli sarai in grado di migliorare la loro vita lavorativa.

Per fare un esempio pratico, l’anno scorso abbiamo accolto nel team una designer, con la quale parliamo solo in inglese.
Da ignorante quale sono non avevo idea che usare la parola “but” all’interno dei miei feedback avrebbe dato un tono particolarmentee negativo ai miei commenti e così l’ho ingenuamente usata per mesi.

Mentre per me a volte era solo un’innocuo “ma” all’interno di una frase di apprezzamento (es: Great, it works very well, but I’d fix that detail), per lei era utilizzato per introdurre una frase che “azzerava” tutto quello detto in precedenza.
Probabilmente, alla lunga, questo avrebbe pututo creare delle tensioni tra noi.

Uno dei principali motivi per cui ho scelto di essere prima un freelance e poi di aprire uno studio era che non volevo un capo e credo lo stesso valga per i miei colleghi.

Sebbene “guidare” un team di designer possa essere una sfida significativa, può anche essere una delle esperienze più gratificanti della tua carriera.

Ricorda solo di rimanere umile (almeno con i tuoi colleghi), gentile e obiettivo.
E se hai qualche spunto interessante da condividere con noi in tema di leadership, parliamone insieme!